Archive for 2010
Financial Transaction In Travel Agent
Gambar: techno.okezone.com
17, Menyusun Laporan Keuangan
Dalam laporan keuangan dari suatu kegiatan perusahaan diperlukan
pengumpulan data/format-format yang akurat dan valid. Untuk itu
diperlukan proses antara lain
1) Langkah-langkah Dasar dalam Proses Pencatatan
2) Pengisian Jurnal
Dalam pengisian Jurnal perlu diketahui jenis jenis jurnal
a. Jenis-jenis jurnal meliputi:
- Penerimaan/Pembayaran kas
- Penjualan (Kredit)
- Pembelian (Kredit)
- Retur (Pembelian/Penjualan)
- Pembayaran Gaji
- Umum
b. Kegunaan Jurnal
- Menunjukkan pengaruh yang lengkap pada suatu transaksi
- Menyediakan catatan transaksi yang berurutan
- Membantu menemukan/menghindari kesalahan-kesalahan
karena debet harus sama dengan kredit
c. Jurnal umum pada dasarnya menunjukkan:
- Tanggal transaksi
- Nama rekening/perkiraan dan penjelasannya dalam
- pembukuan
- Referensi (jika transaksi muncul dalam Buku Besar)
- Dua kolom uang :
- debet
- kredit.
Jika memungkinkan, pengisian harus dicatat dalam jurnal untuk transaksi tertentu – bagaimanapun juga jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak dapat disesuaikan dengan mudah pada kriteria ini, misalnya pembelian komputer secara tunai bisa jadi masuk ke dalam jurnal umum karena hal ini tidak berhubungan langsung dengan pembayaran kas dihubungkan dengan tujuan utama perusahaan – penjualan.
d. Jenis jurnal lainnya adalah:
- Jurnal pembelian
Tgl | Uraian | No. Faktur | Kreditur | Iklan (contoh) |
- Jurnal Penjualan
Tgl | Uraian | No. Faktur | Debitur | Penjualan- tiket domestik (contoh) |
- Jurnal Pembayaran Kas
Tgl | Uraian | No. Cek | Perlengkapan kantor | Bank |
- Jurnal Penerimaan Kas
Tgl | Uraian | No. Faktur | Modal (contoh) | Bank |
e. Melakukan Pengisian Jurnal
Contoh: Memulai Usaha Perjalanan Wisata
Transaksi dapat meliputi:
- Penanaman modal $ 15,000
- Pembelian perlengkapan $ 1,500
Jurnal Umum
Tgl. | Uraian | Ref | Debet | Kredit |
May 01 2001 | Kas Modal | 15,000 | 15,000 | |
Kas diinventasikan pada Travel Agency | ||||
May 02 2001 | Perlengkapan Kas | 1,500 | 1,500 | |
Dibeli komputer No. Dok.12544 | ||||
f. Pendataan Silang
Kolom Ref. Dalam jurnal diisi ketika informasi transaksi dalam jurnal dipindahkan ke rekening Buku Besar – pada saat itu, nomor rekening pada buku besar diletakkan pada kolom Ref.
Contoh:
Tgl. | Uraian | Ref | Debet | Kredit |
May 02 2001 | Perlengkapan Kas | 1112 | 1,500 | 1,500 |
Dibeli komputer No. Dok.12544 | ||||
1112 menunjuk pada nomor rekening pada buku besar dan pada contoh ini yaitu – rekening Bank – kegiatan umum
g. Sumber Pembukuan dapat meliputi:
- Kwitansi/Bukti Penerimaan
- Bukti Setoran Bank
- Cek
- Cek Tambahan
- Voucher Kas Kecil
- Faktur Penjualan
- Faktur Pembelian
h. Sumber Pembukuan
Dokumen-dokumen ini biasanya berisi informasi seperti:
- Nama dan alamat
- Tanggal transaksi/Pembukuan
- Jumlah uang
- Jenis transaksi
Dokumen-dokumen tersebut harus diberi nomor secara benar dan harus
ada 2 salinan (Pelanggan dan Perusahaan)
1) Contoh Kwitansi
Nama Perusahaan
No. Kwitansi………………
Tanggal …………..
Sudah terima dari ……………………………………………………..
Jumlah …………………………………………………………….…...
Untuk Pembayaran .……………………………………….……….....
Jumlah ……………………………………….Tunai/cek
Tanda tangan
Nama
2) Contoh Cheque
instruksi tertulis dari seseorang atau perusahaan kepada bank mereka untuk
membayarkan sejumlah uang kepada orang atau perusahaan tertentu.
Bank XYZ
Tanggal ……………..
Harap dibayarkan kepada…………………atau pembawa
Uang sejumlah ………………………………………………………
…………………………………………………$ …………………….
Nama Perusahaan …………………………………………………..
3) Cheque tambahan
Sumber pembukuan Cheque – diisi ketika cek ditulis
Tanggal …………
Kepada ……………………………………………………
Untuk………………………………………………………
Cheque berikut ini ……………………………………………..
Jumlah ……………………………………………………..
No. Cek ……………………………
4) Voucher Kas Kecil
Uang yang disimpan dikantor untuk membayar biaya-biaya kecil. Ketika uang
dibelanjakan, sebuah voucher dilengkapi untuk mencatat data.
Voucher Kas Kecil
No. 0254
Tanggal ………………………..
Untuk Pembayaran ………………………………………………
Kepada……………………………….
Sejumlah …………………………………………………………..
Tanda tangan ………………………
5) Bukti Setoran Bank
Formulir ini dilengkapi ketika menyimpan uang di bank. Setiap bank
mempunyai bentuk sendiri-sendiri tetapi semua berisi informasi tentang
jumlah uang dan uraian yang berhubungan dengan cek-cek/uang tunai
yang sedang dibayarkan.
Purchase Order = Pesanan Pembelian
Distributor Perlengkapan XYZ
No. Pesanan……………
Tanggal……………
Kepada,
……………………………..
………………………………..
Tanggal Permintaan | Dikirim ke | ||
Uraian | Jumlah | Harga | Jumlah |
Total Pembelian | |||
Tanda tangan petugas pembelian
………………………………..
Nama :……………………….
6) Faktur Penjualan
No. Faktur
:…………………….
Perusahaan ABC
Alamat :………..
Tanggal :……..
Dijual Kepada :
Alamat :…………………………………
No. Pesanan (jika ada) | Cara |
Instruksi Pengiriman
Jumlah | Uraian | Harga Satuan | Total |
Pajak (jika ada) | |||
Jumlah uang…….. | |||
i. Penyesuaian Rekening
Rekening-rekening perlu di sesuaikan / dicocokkan dan dimasukan dalam jurnal pembayaran kas.
- Jumlah kolom uang pada jurnal penerimaan/pembayaran kas
- Cek ulang kolom yang dialokasikan dengan kolom bank untuk
- masing-masing jurnal
- Jika jumlah uang tidak sesuai – cari kesalahan/kekeliruan
Contoh Jurnal Pembayaran Kas
Tanggal | Uraian | No. Cek | Sewa | Honor | Bank |
03 May | Perangkat Bangunan | 106 | 600 | 600 | |
05 May | T. Sudono | 107 | 300 | 300 | |
Jumlah | 600 | 300 | 900 |
Contoh: Rekonsiliasi Bank
Ketika melakukan transaksi bank, perlu menyesuaikan secara teratur antara rekening bank dengan rekening perusahaan. Hal ini biasanya dilakukan setiap bulan ketika rekening bank datang. Hal ini akan menggambarkan berapa jumlah uang yang sebenarnya ada di bank dan akan tergambar jika terdapat kesalahan/kekeliruan.
Proses:
- Periksa jumlah kredit pada buku bank dengan kolom bank pada jurnal penerimaan kas – beri tanda jika jumlahnya muncul pada keduanya.
- Periksa jumlah debet pada buku bank dengan kolom bank pada jurnal pembayaran kas – beri tanda jika cek muncul pada keduanya.
- Masukkan kedalam jurnal penerimaan kas setiap jumlah kredit padabuku bank yang belum diberi tanda.
- Masukkan kedalam jurnal pembayaran kas setiap jumlah debet pada buku bank yang belum diberi tanda.
- Sekarang jumlahkan kedua jurnal tersebut dan jumlahkan neraca bank yang baru berdasarkan catatan anda.
- Siapkan rekening penyesuaian bank yang mencakup semua cek yang belum diuangkan dan simpanan yang belum dikredit.
j. Menyiapkan Rekening Penyesuaian Bank
Contoh Jurnal Penerimaan Kas (sebagian saja)
Tanggal | Uraian | Bank |
03 Feb | Modal T. Hasono | 3,000 V |
06 Feb | Worldwide Tours | 1,000 V |
16 Feb | BT Hotels | 500 V |
28 Feb | T. Travel | 100 |
4,600 |
Contoh Jurnal Pembayaran Kas (sebagian saja)
Tanggal | Uraian | No. Cek | Bank |
02 Feb | Aone Rentals | 211 | 800 |
06 Feb | Asuransi ABC | 212 | 500 |
08 Feb | Telkom | 213 | 1,400 |
16 Feb | Perlengkapan Kantor XY | 214 | 200 |
23 Feb | Pencetakan | 215 | 350 |
28 Feb | Perabot | 216 | 1,000 |
4,250 |
Catatan/rekening bank menurut catatan perusahaan adalah
Rekening Bank (catatan perusahaan) 01 Feb 6,200
Tambahkan penerimaan kas untuk Juni 4,60010,800
Kurangi pembayaran kas untuk Juni 4,250
 |
Rekening Bank (catatan perusahaan) 28 Feb 6,550
Enam ribu lima ratus lima puluh rupiah saja
k. Buku Bank terbaru
Tgl. | Transaksi | Debet | Kredit | Jumlah |
01 Feb | Saldo | 6,200 CR | ||
02 Feb | 211 | 800 V | 5,400 CR | |
03 Feb | Disimpan | 3,000 V | 8,400 CR | |
06 Feb | Disimpan | 1,000 | 9,400 CR | |
06 Feb | 212 | 500 V | 8,900 CR | |
07 Feb | Bunga | 100 | 9,000 CR | |
08 Feb | 213 | 1,400 V | 7,600 CR | |
16 Feb | Disimpan | 500 | 8,100 CR | |
23 Feb | 215 | 350 V | 7,750 CR | |
Jumlah | 3,050 | 4,600 |
Berdasarkan Buku Bank, jumlah rekening bank adalah 7,750.
Perhitungan perusahaan menunjukkan sebesar 6,550. Bagian-bagian pada Buku Bank
dan bukan dalam jurnal sekarang harus ditambahkan ke dalam jurnal, misalnya tambahkan 100 pada jurnal penerimaan kas.
Jurnal Penerimaan Kas
Tangga | Uraian | Bank |
03 Feb | Modal T. Hasono | 3,000 |
06 Feb | Worldwide Tours | 1,000 |
16 Feb | BT Hotels | 500 |
28 Feb | T. Travel | 100 |
07 Feb | Bunga | 100 |
Total | 4,700 |
Jurnal pembayaran kas tidak berubah karena tidak ada jumlah debet yang ditandai. Semua item harus diberi tanda, baik dalam jurnal maupun dalam Buku Bank. Jumlah rekening bank sekarang bisa dikalkulasikan.
Rekening Bank per tgl. 01 Feb 6,200 CR
 |
Ditambah penerimaan kas 4,700
10,900
Dikurangi pembayaran kas 4,250
6,650Bagian-bagian yang dimunculkan dalam jurnal tetapi tidak di dalam Buku Bank sekarang dapat dimasukkan untuk menyesuaikan perbedaan antara jumlah perhitungan perusahaan sebesar 6,750 dan jumlah pada rekening bank sebesar 7,750.
Jumlah sesuai rekening bank 7,750 CR
Ditambah simpanan yang belum dikredit 100
7,850dikurangi cek yang belum diuangkan
214 200
216 1,000 1,200
|
Jumlah sesuai catatan perusahaan 6,650 DR
Cat. : Alasan bahwa catatan bank menunjukkan jumlah kredit merupakan keterangan berdasarkan pandangan bank. Dari pandangan perusahaan, uang yang ada di bank merupakan asset dan karena itu masuk ke dalam debet.
18. Melakukan Prosedur
Kerapihan dan pelaksaaan prosedur administrasi merupakan cermin dari tata tertib perusahaan dan akan sangat mempengaruhi kinerja keseluruhan dari perusahaan. Mulai dari prosedur penataan dokumen administrasi yang teliti dengan system penyimpanan data sampai pada
a. Prosedur Penataan Dokumen
Yang termasuk dokumen-dokumen kantor antara lain:
a) Surat-surat pimpinan dari:
§ Para pelanggano
§ Para sejawat industri
b) Data para pelanggan
§ Data pendaftaran/pemesanan (data pribadi secara detail)
§ Pemesanan (booking) atauran program perjalanan
§ Permintaan khusus
c) Korespondensi yang masuk dan keluar
§ Surat – surat
§ Faxes
§ Memo (surat peringatan)
§ E-mail
§ Laporan – laporan
d) Daftar mengenai keuangan
§ Invoice (tagihan)
§ Receipts (kuitansi pembayaran)
e) Dokumen – dokumen lainnya
§ Ticket – ticket (karcis)
§ Vouchers (kupon – kupon perjalanan)
Contoh:
Kantor menerima suatu pesanan (booking) dari pelanggan (datang sendiri, surat, fax, e-mail).
Permintaan langsung kepada pemberi jasa (transportasi, akomodasi, atraksi dan lain sebagainya)
Kantor menerima tiket (karcis) atau kupon dari pemberi jasa
Dikirim kepada pelanggan pada saat yang tepat dengan surat pengantar di dalam amplop, perincian pembayaran dan lain sebagainya
Kuitansi pembayaran dikeluarkan setelah pelanggan melakukan pembayaranSemua photo copy dokumen di file kan sesuai dengan prosedur perusahaan
Contoh:
Menerima surat – surat kantor
1. Beraneka ragam surat, photo copy (sebagaimana mestinya) dan disampaikan kepada orang yang benar
2. Mengirim surat – surat kantor
§ Beraneka ragam surat dan menimbangnya
§ Menempelkan biaya perangko yang benar
§ Mengagendakannya (mencatat transaksinya)
§ Menyampaikan (mengirimkan) melalui kantor pos atau kotak surat
